DATENSCHUTZBELEHRUNG/GDPR
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The Society accepts no liability for this template which is provided as a guide. If you have complex arrangements relating to personal data (particularly in relation to non-members), you may wish to seek independent legal advice to ensure your compliance with this aspect of the law. |
How we use your personal information – Uni-Verse Creative Writing Society at the University of Vienna
(“Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten”, VVT)
This statement explains how the Uni-Verse Creative Writing Society at the University of Vienna (“we”, “us” and “our”) handles and uses the personal information we collect about our members and guests for processes relating to our operations and activities on the basis of the EU General Data Protection Regulation (GDPR).
When changes are made to this statement, we will publish the updated version on our website and send out a mail to our members.
The controller for your personal information is the Uni-Verse Creative Writing Society at the University of Vienna. The person responsible for data protection within our society is Florentina Jungwirth, who can be contacted at writing@universe.univie.org.
How we use your personal information
We collect and process your personal information for a number of purposes, including:
- Maintaining your personal details (e.g. your name, photograph, membership number and preferred contact details), including ensuring effective communications with you.
- Keeping financial records (e.g. payment of your membership fees).
- Maintaining a formal record of your activities with us.
- Undertaking research into our activities.
- Managing complaints made to us.
- Managing society alumni relations and fundraising.
Our normal legal basis for processing your personal information is that we believe it is in our legitimate interests to do so, in order for the society to run effectively and efficiently, and as we only collect and use minimal information for the limited purposes listed here we do not consider that your own interests override ours. If we use your personal information outside of the purposes listed here, we will seek your consent to do so in advance.
We keep your personal information for as long as we need it, and usually for one year after your membership ceases (“summer cleaning” of data every summer).
How we share your personal information:
- Personal information is not normally shared outside of the society and its members. We share some of your personal information only where there is a specific need to, like in case of an emergency (see below) or if you gave us your consent to do so.
- We use our own IT facilities to store electronic copies of personal information.
- Unless you specifically tell us that you do not wish your stories to be included, we will put one print version of each meeting’s booklet in the library of the English Department at the University of Vienna for visitors of the library to peruse. These booklets will include your name and the text you handed in. We will not include any other personal information.
- Unless you specifically tell us that you don’t want to be photographed, we will occasionally take pictures (on which you might be included) at meetings and events and upload them to our website and other social media platforms.
We may also be subject to a legal requirement (with or without your consent) to share your personal information with the University or a government agency (such as the police or security services or other statutory authorities with investigatory powers) under special circumstances (e.g. relating to tax, crime, or health and safety). Where feasible and appropriate, we will notify you of our intention to share such information in advance.
Your rights
You have the right to access the personal information that we hold about you. You also have the right to ask us to correct any inaccurate personal information we hold about you, to delete personal information, or otherwise restrict our processing, or to object to processing or communications, or to receive an electronic copy of the personal information you provided to us. Please note that all of these rights are qualified in various ways.
If you have questions or concerns about how your personal information is used, please contact us using the above details.
If you remain unhappy with the way your information is being handled, or with the response received from us, you have the right to lodge an official complaint.
Details regarding personal data usage on our website can be found below (only in German, for now).
COOKIES
Wir verwenden auf unserer Seite sog. Cookies zum Wiedererkennen mehrfacher Nutzung unseres Angebots, durch denselben Nutzer/Internetanschlussinhaber. Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Internet-Browser auf Ihrem Rechner ablegt und speichert. Sie dienen dazu, unseren Internetauftritt und unsere Angebote zu optimieren. Es handelt sich dabei zumeist um sog. „Session-Cookies“, die nach dem Ende Ihres Besuches wieder gelöscht werden.
Teilweise geben diese Cookies jedoch Informationen ab, um Sie automatisch wieder zu erkennen. Diese Wiedererkennung erfolgt aufgrund der in den Cookies gespeicherten IP-Adresse. Die so erlangten Informationen dienen dazu, unsere Angebote zu optimieren und Ihnen einen leichteren Zugang auf unsere Seite zu ermöglichen.
Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihres Browsers verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen unserer Website vollumfänglich nutzen können.
SERVERDATEN
Aus technischen Gründen werden u.a. folgende Daten, die Ihr Internet-Browser an uns bzw. an unseren Webspace-Provider übermittelt, erfasst (sogenannte Serverlogfiles):
- Browsertyp und -version
- verwendetes Betriebssystem
- Webseite, von der aus Sie uns besuchen (Referrer URL)
- Webseite, die Sie besuchen
- Datum und Uhrzeit Ihres Zugriffs
- Ihre Internet Protokoll (IP)-Adresse.
Diese anonymen Daten werden getrennt von Ihren eventuell angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert und lassen so keine Rückschlüsse auf eine bestimmte Person zu. Sie werden zu statistischen Zwecken ausgewertet, um unseren Internetauftritt und unsere Angebote optimieren zu können.
REGISTRIERUNGSFUNKTION
Wir bieten Ihnen auf unserer Seite die Möglichkeit, sich dort zu registrieren. Die im Zuge dieser Registrierung eingegebenen Daten, die aus der Eingabemaske des Registrierungsformular ersichtlich sind
werden ausschließlich für die Verwendung unseres Angebots erhoben und gespeichert. Mit Ihrer Registrierung auf unserer Seite werden wir zudem Ihre IP-Adresse und das Datum sowie die Uhrzeit Ihrer Registrierung speichern. Dies dient in dem Fall, dass ein Dritter Ihre Daten missbraucht und sich mit diesen Daten ohne Ihr Wissen auf unserer Seite registriert, als Absicherung unsererseits. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Ein Abgleich der so erhobenen Daten mit Daten, die möglicherweise durch andere Komponenten unserer Seite erhoben werden, erfolgt ebenfalls nicht.
NEWSLETTER
Wir bieten Ihnen auf unserer Seite die Möglichkeit, unseren Newsletter zu abonnieren. Mit diesem Newsletter informieren wir in regelmäßigen Abständen über unsere Angebote. Um unseren Newsletter empfangen zu können, benötigen Sie eine gültige E-Mail-Adresse. Die von Ihnen eingetragene E-Mail-Adresse werden wir dahingehend überprüfen, ob Sie tatsächlich der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind bzw. deren Inhaber für den Empfang des Newsletters autorisiert ist. Mit Ihrer Anmeldung zu unserem Newsletter werden wir Ihre IP-Adresse und das Datum sowie die Uhrzeit Ihrer Anmeldung speichern. Dies dient, in dem Fall, dass ein Dritter Ihre E-Mail-Adresse missbraucht und ohne Ihr Wissen unseren Newsletter abonniert, als Absicherung unsererseits. Weitere Daten werden unsererseits nicht erhoben. Die so erhobenen Daten werden ausschließlich für den Bezug unseres Newsletters verwendet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Ein Abgleich der so erhobenen Daten mit Daten, die möglicherweise durch andere Komponenten unserer Seite erhoben werden, erfolgt ebenfalls nicht. Das Abonnement dieses Newsletters können Sie jederzeit kündigen. Einzelheiten hierzu können Sie der Bestätigungsmail sowie jedem einzelnen Newsletter entnehmen.
KONTAKTMÖGLICHKEIT
Wir bieten Ihnen auf unserer Seite die Möglichkeit, mit uns per E-Mail und/oder über ein Kontaktformular in Verbindung zu treten. In diesem Fall werden die vom Nutzer gemachten Angaben zum Zwecke der Bearbeitung seiner Kontaktaufnahme gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Ein Abgleich der so erhobenen Daten mit Daten, die möglicherweise durch andere Komponenten unserer Seite erhoben werden, erfolgt ebenfalls nicht.
KOMMENTARMÖGLICHKEIT
Wir bieten Ihnen auf unserer Seite die Möglichkeit, Kommentare zu den einzelnen Beiträgen zu hinterlassen. Hierbei wird die IP-Adresse des Verfassers/Anschlussinhabers gespeichert. Diese Speicherung erfolgt zu unserer Sicherheit für den Fall, dass vom Verfasser durch seinen Kommentar hierbei in Rechte Dritter eingegriffen wird und/oder widerrechtliche Inhalte abgesetzt werden. Somit besteht ein Eigeninteresse unsererseits an den gespeicherten Daten des Verfassers, zumal wir unter Umständen wegen derartigen Rechtsverletzungen belangt werden können. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Ein Abgleich der so erhobenen Daten mit Daten, die möglicherweise durch andere Komponenten unserer Seite erhoben werden, erfolgt ebenfalls nicht.
ABONNEMENT VON KOMMENTAREN
Wir bieten Ihnen auf unserer Seite die Möglichkeit, nachfolgende Kommentare zu einem Beitrag, zu dem Sie im Begriff sind, einen Kommentar zu verfassen, zu abonnieren. Wenn Sie sich für diese Möglichkeit entscheiden, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail, mit der überprüft wird, ob Sie auch tatsächlich der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind. Die Entscheidung zum Abonnement von derartigen Nachfolgekommentaren kann jederzeit wieder abbestellt werden. Einzelheiten hierzu können Sie der Bestätigungsmail entnehmen. Eine Weitergabe der so erlangten Daten an Dritte erfolgt nicht. Ein Abgleich der so erhobenen Daten mit Daten, die möglicherweise durch andere Komponenten unserer Seite erhoben werden, erfolgt ebenfalls nicht.
EINSATZ VON GOOGLE-ANALYTICS MIT ANONYMISIERUNGSFUNKTION
Wir setzen auf unserer Seite Google-Analytics, einen Webanalysedienst der Firma Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043 USA, nachfolgend „Google“ ein. Google-Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und hierdurch eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen.
Die durch diese Cookies erzeugten Informationen, beispielsweise Zeit, Ort und Häufigkeit Ihres Webseiten-Besuchs einschließlich Ihrer IP-Adresse, werden an Google in den USA übertragen und dort gespeichert.
Wir verwenden auf unserer Website Google-Analytics mit einer IP-Anonymisierungsfunktion. Ihre IP-Adresse wird in diesem Fall von Google schon innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt und dadurch anonymisiert.
Google wird diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung unserer Seite auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten für uns zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten.
Google wird, nach eigenen Angaben, in keinem Fall Ihre IP-Adresse mit anderen Daten von Google in Verbindung bringen. Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen unserer Website vollumfänglich nutzen können.
Des Weiteren bietet Google für die gängigsten Browser eine Deaktivierungsoption an, welche Ihnen mehr Kontrolle darüber gibt, welche Daten von Google erfasst und verarbeitet werden. Sollte Sie diese Option aktivieren, werden keine Informationen zum Website-Besuch an Google Analytics übermittelt. Die Aktivierung verhindert aber nicht, dass Informationen an uns oder an andere von uns gegebenenfalls eingesetzte Webanalyse-Services übermittelt werden. Weitere Informationen zu der von Google bereitgestellten Deaktivierungsoption sowie zu der Aktivierung dieser Option, erhalten Sie über nachfolgenden Link: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de
EINSATZ VON ADDTHIS
Wir setzen auf unserer Website den Bookmark-Dienst addthis.com ein. AddThis ist ein Service der Clearspring Technologies Inc., 8000 Westpark Drive, Suite 625, McLean, VA 2210, USA. Bei jedem einzelnen Abruf unserer Webseite, die mit einer solchen „AddThis“-Komponente ausgestattet ist, veranlasst diese Komponente, dass der von Ihnen verwendete Browser eine entsprechende Darstellung der Komponente von addthis.com herunterlädt. Durch diesen Vorgang wird addthis.com darüber in Kenntnis gesetzt, welche konkrete Seite unseres Internetauftrittes durch Sie gerade besucht wird. Weiter erhält addthis.com Kenntnis über Ihre IP-Adresse, den Browsertyp, die Browsersprache, die zuvor aufgerufene Webseite sowie das Datum sowie die Uhrzeit Ihres Webseitenbesuchs, um mit diesen Daten anonymisierte Nutzerprofile zu erstellen. Diese Daten ermöglichen es AddThis und dessen Partner-Unternehmen, die Besucher unserer Internetseite gezielt mit personalisierter, interessenbezogener Werbung anzusprechen. Die Einblendung der Werbemittel erfolgt dabei auf Basis des durch addthis.com gesetzten Browser-Cookie, das das Nutzungsverhalten des Webseitensbesuchers analysiert. Sie können der Setzung des addthis.com Cookies dauerhaft widersprechen, indem Sie den unter folgendem Link verfügbaren Opt-Out-Cookie herunterladen und installieren: http://www.addthis.com/privacy/opt-out.
Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen unserer Website vollumfänglich nutzen können. Unter der nachstehenden Internetadresse finden Sie die Datenschutzhinweise von AddThis mit Informationen zur Erhebung und Nutzung von Daten durch AddThis: http://www.addthis.com/privacy/privacy-policy
EINSATZ VON MAILCHIMP
EINWILLIGUNG NEWSLETTER
In Bezug auf die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zum Empfang unseres Newsletters werden Sie an gegebener Stelle wie folgt um eine Einwilligung gebeten:
„Ich habe die Datenschutzerklärung zu Kenntnis genommen, insbesondere bin ich damit einverstanden, dass die Datenverarbeitung bei einem Dienstleister in den USA erfolgt.“
Mit dem Newsletter informieren wir in regelmäßigen Abständen über unsere Angebote. Um unseren Newsletter empfangen zu können, benötigen Sie eine gültige E-Mailadresse. Die von Ihnen eingetragene E-Mail-Adresse werden wir dahingehend überprüfen, ob Sie tatsächlich der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind bzw. deren Inhaber den Empfang des Newsletters autorisiert ist. Mit Ihrer Anmeldung zu unserem Newsletter werden wir Ihre IP-Adresse und das Datum sowie die Uhrzeit Ihrer Anmeldung speichern. Dies dient in dem Fall, dass ein Dritter Ihre E-Mail-Adresse missbraucht und ohne Ihr Wissen unseren Newsletter abonniert, als Absicherung unsererseits.
Ein Abgleich der so erhobenen Daten mit Daten, die möglicherweise durch andere Komponenten unserer Seite erhoben werden, erfolgt ebenfalls nicht.
NEWSLETTER PER MAILCHIMP
Wir verwenden zum Versand unserer Newsletter die Komponente MailChimp. Bei MailChimp handelt es sich um eine Dienstleistung der Firma The Rocket Science Group, LLC, 512 Means Street, Suite 404, Atlanta, GA 30318, USA.
Ihre bei der Newsletter Anmeldung gespeicherten Daten (E-Mail-Adresse, ggf. Name, IP-Adresse, Datum sowie die Uhrzeit Ihrer Anmeldung) werden an einen Server der Firma The Rocket Science Group in den USA übertragen und dort unter Beachtung des „EU-US Privacy Shield“ gespeichert.
Weitere Informationen zum Datenschutz bei MailChimp finden Sie unter:
http://mailchimp.com/legal/privacy/
Weitere Informationen zu dem „EU-US Privacy Shield“ finden Sie unter:
Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Das Abonnement dieses Newsletters und damit die Einwilligung in die Speicherung Ihrer Daten können Sie jederzeit für die Zukunft kündigen bzw. widerrufen. Einzelheiten hierzu können Sie der Bestätigungsmail sowie jedem einzelnen Newsletter entnehmen.
NEWSLETTER-TRACKING
Unsere Newsletter enthalten sog. Zählpixel (Web-Bugs), anhand derer wir erkennen können, ob und wann eine E-Mail geöffnet wurde und welchen Links in der E-Mail von dem personalisierten Empfänger gefolgt wurde.
Diese Daten werden von uns gespeichert, damit wir unsere Newsletter optimal auf die Wünsche und Interessen unserer Abonnenten ausrichten können. Demnach werden die somit erhobenen Daten genutzt, um personalisierte Newsletter an den jeweiligen Empfänger zu versenden.
Um Ihre diesbezügliche Einwilligung bitten wir Sie an gegebener Stelle wie folgt:
„Ich bin damit einverstanden, dass meine Daten und mein Nutzungsverhalten durch das Newsletter-Tracking elektronisch gespeichert werden um mir einen individualisierten Newsletter zu übersenden. Mit dem widerrufen der Einwilligung zum Erhalt des Newsletters, wird auch die Einwilligung zum vorgenannten Tracking widerrufen.“
Mit dem widerrufen der Einwilligung zum Erhalt des Newsletters, wird auch die Einwilligung zum vorgenannten Tracking widerrufen.
EINSATZ VON JETPACK MIT WORDPRESS.COM STATS
Wir setzen auf unserer Seite die Komponente Jetpack der Automattic Inc., 132 Hawthorne Street, San Francisco, CA 94107, United States of America, unter Einsatz der Technologie der Quantcast Corp., 201 Third Street, 2nd Floor, San Francisco, CA 94103, United States of America, ein. Bei jedem einzelnen Aufruf unserer Seite werden durch den Einsatz von Cookies Daten zur Webanalyse gesammelt und in den USA gespeichert. Cookies sind kleine Textdateien, die lokal im Zwischenspeicher des Internet-Browsers des Besuchers gespeichert werden, um so die Wiedererkennung des Internet-Browsers des Besuchers zu ermöglichen. Die IP-Adresse wird hierbei unverzüglich nach der Verarbeitung jedoch noch vor deren Speicherung anonymisiert. Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern bzw. bereits gespeicherte Cookies löschen; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen unserer Website vollumfänglich nutzen können.
Der Erhebung und Nutzung der Daten durch die Komponente Jetpack kann mit Wirkung für die Zukunft widersprochen werden, wenn Sie ein Opt-Out-Cookie in Ihrem Browser über die Seite http://www.quantcast.com/opt-out setzen. Wenn Sie alle Cookies Ihres Browsers löschen sollten, muss der Vorgang wiederholt werden.
VERWENDUNG VON ADOBE ANALYTICS (OMNITURE)
Wir setzen auf unserer Website den Webanalysedienst Adobe Analytics, einen Webanalysedienst der Adobe Systems Software Ireland Limited, 4-6 Riverwalk, Citywest Business Campus, Dublin 24, Republic of Ireland, ein.
Adobe Analytics verwendet für diese Analyse Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Webseite ermöglicht. Hierbei wird bei der Übermittlung der so gewonnenen Daten gewährleistet, dass das Adobe Datencenter vor der Geolokalisierung die IP Adresse anonymisiert. So wird das letzte Oktett der IP Adresse durch Nullen ersetzt. Vor der Speicherung der Daten wird die IP-Adresse zudem durch generische IP Adressen ersetzt. Die im Rahmen von Adobe Analytics von Ihnen übermittelte IP-Adresse wird zudem nicht mit anderen Daten von Adobe zusammengeführt. Adobe wird diese Informationen in unserem Auftrag dazu verwenden, um die Nutzung der Website auszuwerten und um andere mit der Nutzung unserer Webseite sowie der Internetnutzung verbundene Leistungen uns gegenüber zu erbringen.
Sie können die Installation der Cookies von Adobe Analytics durch eine entsprechende Einstellung Ihres Browsers verhindern. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht mehr sämtliche Funktionen unserer Webseite vollumfänglich nutzen können.
Möglichkeiten, wie Sie die Nutzung sowie die Verarbeitung der Daten inkl. Ihrer IP-Adresse durch Adobe Analytics vermeiden können, finden Sie unter http://www.adobe.com/de/privacy/opt-out.html
